Als jij een klant op een beurs spreekt, waar noteer je dan de gemaakte afspraken? Schrijf je het op, zet je het in je agenda of maak je een notitie in je telefoon? Vaak maken we op verschillende plekken notities, waardoor we het overzicht kwijtraken. Om dat te voorkomen, heeft HortiHeat een functionaliteit waarbij je eenvoudig contactmomenten aanmaakt en je afspraken noteert. Zo heb je al je afspraken in één overzicht. In deze blog lees je hoe je een contactmoment aanmaakt, beheert en taken toevoegt.

Maak een nieuw contactmoment aan

Contactmomenten maak je eenvoudig aan via ‘contactmomenten’ in het linkermenu. Klik rechts bovenin op de button ‘nieuw contactmoment’ en vul hier alle informatie in.

1. Selecteer het bedrijf waarvoor je het contactmoment aanmaakt
2. Voeg het contactpersoon van het bedrijf met wie je hebt gesproken toe
3. Geef aan welke type contact je hebt gehad
4. Beschrijf je contactmoment; wat heb je besproken of zijn er afspraken gemaakt?
5. Vul in wanneer het contact heeft plaatsgevonden
6. Deel het contactmoment eventueel met collega’s
7. Voeg een taak aan het contactmoment toe door op ‘taak toevoegen’ te klikken. Dit is handig wanneer een contactmoment actie vereist. Wijs een taak aan een collega toe, hang er een deadline aan, beschrijf de taak en geef aan wat voor type taak het is. Door het vinkje ‘delen met team’ aan te zetten, deel je de taak als vanzelfsprekend met je team. Wil je de taak voor jezelf houden? Zet het vinkje dan uit.
8. Sla het contactmoment (en de taak) op door op de button ‘aanmaken’ te klikken.

Let op: je kunt een contactmoment alleen voor een bedrijf aanmaken dat in je netwerk staat. Is het een nieuw bedrijf? Voeg deze dan eerst aan je netwerk toe om er een contactmoment aan te kunnen hangen.